Como é reconhecido, o ″moral″ de um grupo está intimamente ligado aos objetivos pessoais e profissionais de cada um dos seus membros, sendo certo que num Serviço cada um dos seus membros não tem necessariamente à partida uma identidade total de objetivos com a respetiva Direção, impondo-se, em consequência, que o respetivo Serviço desenvolva iniciativas visando reforçar o ″laço psicológico″ que prende cada funcionário ao Serviço.

Adrião Simões Ferreira da Cunha*

Mostra a experiência que quanto maior é um Serviço mais os seus dirigentes tendem a afastar-se dos funcionários, o que impõe montar um sistema de informação nos dois sentidos [vertical] para atenuar esse afastamento, tendo contudo presente que por demasiado simplista não se deve acreditar no ″milagre″ de que os funcionários se sentirão súbita e inteiramente integrados apenas porque são informados.

Contudo, as medidas que visam dar ao trabalho um significado e um interesse maiores farão com que os funcionários fiquem mais ligados não só ao seu trabalho individual como também ao próprio Serviço enquanto instituição.

Existem situações em que o trabalho não é intrinsecamente falando suficientemente interessante, obrigando a tomar medidas que visem quanto possível substituir o ″interesse do trabalho individual″ pelo ″interesse social″, partindo-se do princípio de que se o trabalho individual de cada um pode não ser interessante, pode sê-lo o da unidade em que trabalha e no limite o do próprio Serviço no seu todo.

Assim devem ser dadas aos funcionários as informações possíveis acerca do seu trabalho e do Serviço, que possam fazer com que o trabalho individual ou o conjunto do trabalho do Serviço tenha mais significado para cada funcionário de molde a que tenha a consciência de pertencer a uma comunidade de pessoas [organização] profissionalmente empenhadas em determinados objetivos institucionais de inquestionável interesse público.

O acolhimento do funcionário que entra pela primeira vez no Serviço reveste-se de uma importância capital porque vai influir no seu comportamento durante toda a sua permanência no mesmo. Na verdade um mau acolhimento pode desencorajar uma boa vontade, podendo mesmo originar um sentimento de hostilidade para com o responsável por esse mau acolhimento e no limite para com o próprio Serviço.

Por outro lado todos os Serviços têm regras, costumes e deontologia, pelo que o novo funcionário tem de as conhecer para se adaptar e integrar nelas, mas não as conhecerá se não lhas ″ensinarem″.

Ora acontece muitas vezes que esse acolhimento é deixado à iniciativa de um chefe de 1º nível ou mesmo de um colega que tanto um como outro têm outras preocupações e que nem sempre estão bem compenetrados da verdadeira importância desse acolhimento.

Para introduzir no Serviço uma verdadeira ″política de acolhimento″ é preciso efetuar uma ″preparação psicológica″ a intervalos regulares que permitirá a cada funcionário participar mais adequadamente nesse acolhimento, pois quando não se compreende a importância de um problema é impossível resolvê-lo ou sequer participar na sua solução.

Se cada um dos funcionários do Serviço não estiver convencido da utilidade e da necessidade de um ″acolhimento racional″ do novo funcionário, a operação redundará se não num fracasso pelo menos em resultados menos bons do que aqueles que eram desejados e esperados.

Por conseguinte a política de acolhimento no Serviço tem de ser compreendida e aceite por todos, com destaque para os que tiverem de contactar o novo funcionário logo na fase inicial, havendo a necessidade de efetuar uma verdadeira ″preparação″ prévia.

Todos têm de se convencer, dos dirigentes de 1º nível aos de 2º nível, passando pelos próprios funcionários, que terão de acolher no seu seio o novo funcionário, assim como têm de compreender que isso é necessário, tanto no plano económico como no plano psicológico.

Esta preparação pode fazer-se de várias maneiras, designadamente com reuniões-discussões, ou por meio de informações transmitidas ao conjunto do pessoal.

Realizada esta preparação resta estudar o processo do acolhimento, não se podendo deixar às iniciativas deste ou daquele o acolhimento do novo funcionário, pois uns e outros terão ocupações directamente ligadas à sua produção imediata, que não serão forçosamente interessantes para o novo funcionário e que os farão desviar um tempo precioso desse acolhimento necessário. É portanto necessário que desde o início o processo do acolhimento seja organizado, seja previsto.

É preciso que todos os que de qualquer maneira terão de contribuir diretamente para esse acolhimento, desde o funcionário do Departamento de Pessoal, até ao que ″ficará ao lado″ do novo funcionário, estejam convencidos da utilidade do acolhimento e saibam exatamente o que têm a fazer no processo do acolhimento.

O acolhimento deve começar no Departamento de Pessoal, o que é muitas vezes esquecido. Geralmente pensa-se que o acolhimento começa no local de trabalho, quando na realidade se inicia no instante em que o candidato, o potencial futuro funcionário, se apresenta no Departamento de Pessoal para se informar acerca das possibilidades de emprego.

Um primeiro contacto mau, uma impressão desagradável do candidato nesse primeiro contacto com o Serviço através do Departamento de Pessoal pode fazer com que ele não leve avante o seu pedido de admissão ou fique com uma má impressão de todo o Serviço.

A primeira conversa, o primeiro diálogo que o futuro funcionário terá com um membro do Serviço naquele Departamento, quer se trate dum funcionário deste, do próprio chefe, de uma secretária ou de um contínuo, será portanto de extrema importância.

Essa conversa, esse diálogo, terá de ser cordial e sincero para permitir ao interessado fornecer as informações que o Serviço necessita, bem como deve ser suficientemente completo para dar ao potencial futuro funcionário informações que deve conhecer sobre as características do posto de trabalho que irá ocupar e do próprio Serviço no seu todo, e deve também permitir que o potencial futuro funcionário possa exprimir aquilo que mais gostaria de fazer profissionalmente no Serviço, pois talvez não tenha muitas oportunidades depois para exprimir os seus desejos.

É possível que este conhecimento dos interesses do potencial futuro funcionário seja importante para o Serviço, porque permitirá, se não imediatamente, talvez mais tarde, vir a colocá-lo num lugar que corresponda melhor às capacidades profissionais [perfil].

Uma ″brochura de receção″ deve ser distribuída ao potencial futuro funcionário logo neste primeiro contacto, a qual deve ser apresentada de maneira agradável para elucidar o interessado acerca dos aspetos técnicos, administrativos e sociais do Serviço, e lhe dará uma súmula de informação do Serviço no qual pretende entrar, sendo indispensável realizar uma "visita guiada" ao Serviço, visando conhecer o conjunto, visita que permitirá ao novo funcionário ″conhecer a casa″, ficar com uma ideia do ambiente geral do trabalho, ver sobretudo onde se situa o seu posto de trabalho e compreender como esse posto se integra no todo que é o Serviço.

Finalmente no processo de acolhimento é a apresentação ao chefe da unidade em que irá trabalhar que conduzirá o novo funcionário ao seu posto de trabalho, ao seu local de trabalho, e que lhe dará o necessário complemento de informações acerca do seu posto de trabalho propriamente dito.

É claro que é muito importante que o chefe da unidade ″verifique″ a entrada de equipamentos e consumíveis, mas é ainda mais importante que ″verifique″ a entrada de um novo funcionário, que muito provavelmente levantará problemas mais interessantes e porventura mesmo mais graves que os das máquinas e consumíveis.

O chefe da unidade apresentará o novo funcionário a cada um dos seus colegas de trabalho, ″aqueles que ficarão ao seu lado″ e que o poderão informar acerca das regras e dos hábitos que lhe facilitarão adquirir mais rapidamente o ritmo do trabalho da unidade.

O problema de preparar a equipa para receber um novo membro é também muito importante, competindo ao respetivo chefe fazer compreender a cada um dos respetivos membros a necessidade de acolher [bem] um novo funcionário, seja porque um membro da unidade foi transferido ou se despediu, seja porque há necessidade de reforçar o efetivo para dar resposta a novas exigências do trabalho da unidade.

Outro elemento importante no processo de acolhimento é a ″consequência do acolhimento″. De facto após os primeiros dias de trabalho é preciso saber o que pensa o novo funcionário da receção que lhe foi proporcionada e como reagiu a todas as ″novidades″ que encontrou, etc..

A pessoa do Departamento de Pessoal que for encarregada da receção do novo funcionário deve, ao fim de poucas semanas, ir ter com o funcionário para saber o que sente, para avaliar o seu grau de adaptação e integração, etc., devendo elaborar um pequeno Relatório com a sua opinião sobre como está a decorrer a integração do novo funcionário, que apresentará ao Director e depois de o homologar o enviará ao chefe da unidade do novo funcionário com eventuais propostas de medidas corretivas.

As consequências do acolhimento também comportam a realização de um estudo estatístico das diferentes unidades a ser efetuado pelo Departamento de Pessoal, estudo esse que permite conhecer designadamente a duração média da adaptação dos novos funcionários, o número das queixas registadas, o número e importância das dificuldades que tenham surgido, o número das saídas de pessoal por causas.

Mostra a experiência que se numa determinada unidade se constata que sistematicamente muitos dos seus novos funcionários pedem transferência ou se despedem, enquanto noutras unidades tal não se verifica, a atenção será inevitavelmente atraída para essa unidade podendo fazer-se um inquérito para se saber o que se passa, o que não corre bem nessa unidade.

Deve-se dispensar um cuidado especial ao acolhimento dos jovens, ou seja à receção daqueles que acabam de ″deixar a Escola″ e que ocupam pela primeira vez um posto de trabalho.

Na verdade estes jovens funcionários têm uma necessidade ainda maior de cuidados, de cautelas, de preocupações, visto que o trabalho tal como o vão encontrar de um dia para o outro só muito raramente corresponde à ideia que dele faziam enquanto estudantes. Eram estudantes com férias longas, e subitamente tornam-se profissionais, trabalhadores com outros problemas nos quais nunca haviam pensado.

Com efeito se a Escola os preparou em certa medida [nem sempre satisfatória] para o seu trabalho, não os preparou para as realidades da vida quotidiana do trabalho, e muitas vezes esses jovens vêm a sentir-se deslocados e desiludidos, apesar de todas as preocupações de acolhimento e integração que se assumam, se nenhuma medida cautelar for efetivamente tomada.

Para esses jovens, explicações complementares, cuidados especiais, contactos mais frequentes, após a sua admissão, com a pessoa encarregada do acolhimento, diálogos mais numerosos, uma preparação mais intensa, permitirão diminuir as suas desilusões, modificar a sua ideia desfavorável e, como consequência, realizar a sua integração com normalidade na equipa e no Serviço.

De qualquer maneira a verdade é que uma boa receção do novo funcionário apresenta vantagens e embora não seja um elemento que possa resolver por si só todos os problemas do Serviço é um dos elementos que com outros pode fazer que o ″moral″ dos seus trabalhadores seja pelo menos tendencialmente elevado.

* Estaticista Oficial Aposentado - Antigo Vice-Presidente do Instituto Nacional de Estatística de Portugal

Lisboa, 22 de Abril de 2024