Padrão internacional definido pela OCDE, embora cada país possa efetuar as necessárias adaptações, SAF-T (Standard Audit File for Tax purposes) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo  de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos e de faturação, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. O ficheiro SAF-T tem como finalidade facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal, garantindo o acesso às Autoridades Tributárias aos dados de faturação e contabilidade do contribuinte, independentemente do software utilizado. A sua utilização tem sido estendida também para outros fins, tais como para facilitar a troca de informações entre Autoridades Tributárias e avaliar a conformidade de outras obrigações fiscais.

«As demonstrações financeiras não podem ser construídas automaticamente através das taxonomias – plano de contas fiscais –, contrariando as normas contabilísticas, o Código das Sociedades Comerciais e os Estatutos da OCC. Não podem ser preenchidos campos que são redundantes, de custos inadequados e sem utilidade. Também não se pode obrigar ao registo de movimentos de recolha de faturas, uma a uma, nem à constituição de conta corrente, quando a isso não obriguem as normas contabilísticas e as práticas comerciais».

Portugal, através da Portaria nº 321-A/2007, de 26 de março, em 2008, seguindo a recomendação da OCDE, implementou o ficheiro SAF-T (PT), estabelecendo a primeira estrutura do ficheiro. Em termos de informação produzida, por Portaria nº 302/2016, a Autoridade Tributária exige, segundo a última versão (1.04) mais reduzida, os seguintes ficheiros SAF-T:

• SAF-T Integrado (I) – inclui toda a informação de contabilidade e de faturação.
• SAF-T relativo à Contabilidade (C) – inclui o código de contas, movimentos contabilísticos, clientes, fornecedores, código de impostos e recibos.
• SAF-T de Faturação (F) – inclui documentos comerciais a clientes, clientes, fornecedores, produtos/serviços, código de impostos, movimentação de mercadorias, conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos.
• Autofacturação (S) – inclui somente documentos comerciais a clientes, clientes, produtos/serviços e código de impostos.

Todos os sujeitos passivos de IRC e equiparados que exercem, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficaram obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT) e entregarem o mesmo, sempre que solicitado pelos serviços de inspeção tributária. Os programas devem exportar o ficheiro XML de SAF-T para efeitos de validação de assinaturas, pelo que os contribuintes de IRC e de IRS enquadrados em regime de contabilidade normalizada que utilizem programas são obrigados a exportar o referido ficheiro relativo à faturação. 

Porém, subsistem inúmeros casos de programas de contabilidade que não geram ou que geram ficheiros SAF-T de contabilidade em não conformidade. E uma das principais razões deriva da não obrigatoriedade de certificação de programas de contabilidade, tal como acontece para os programas de faturação, pois, a incapacidade de garantir a estrutura do ficheiro para que este possa ser recebido pela Autoridade Tributária, ou a inconsistência de dados nele incluído, pode levar em última instância à rejeição do ficheiro.

Questão é a responsabilidade da geração de um ficheiro SAF-T em conformidade é da responsabilidade do produtor do programa, e é necessário clarificar se a responsabilidade pelos dados e pela submissão do ficheiro é, ou vai ser, exclusivamente do contribuinte.

Talvez um dos maiores desafios seja a necessidade da existência de um trabalho conjunto de ambos os departamentos acima indicados e desmistificar, o que ainda é considerado por muitas organizações, de quem é a responsabilidade.

Assim, uma implementação do ficheiro SAF-T deve endereçar desafios tecnológicos, mas também de dados e de procedimentos contabilísticos, sendo de destacar os seguintes aspetos:

1. As organizações devem avaliar e testar a parametrização e mapeamento do seu modelo de dados para a geração do ficheiro. Contudo, tipicamente, existem diversas customizações (resultado de um acumulado de adaptações para outros fins) que inibem uma exportação direta de um ficheiro em total conformidade com a legislação em vigor;
2. Existe a necessidade de realizar um trabalho de configurações adicionais, tanto em termos de dados (ex. taxonomias), como em termos de procedimentos (ex. classificação de transações de apuramento de resultado);
3. Decorrente da existência de registos manuais e/ou automáticos (p.ex. resultante da integração com outros sistemas), deve ser testado a integralidade e qualidade de dados incluídos no ficheiro, de forma a garantir que os mesmos refletem de forma fidedigna as demonstrações financeiras (ex. Balanço e Demonstração de Resultados) e a exportação de dados obtida tem correlação com os dados comunicados em outras obrigações fiscais;
4. Deve ser atualizado ou desenvolvido a capacidade para utilização do WebService, para que o programa possa receber uma chave, que permita descaracterizar, através de um algoritmo de cifra simétrica, os campos relativos a descrições e dados pessoais contidos no ficheiro;

Desde de 2008 à presente data, em Portugal, a implementação do SAF-T tem sido sucessivamente adiada, salvo com relação à e-fatura, uma das vertentes, adiamento esse quer por razões anteriormente apontadas, mas também:

1. Organizações que utilizam mais do que um plano de contas (ex. planos de grupo e local), e cuja a implementação decorre da necessidade de instalação de atualizações (updates) na qual o programa de contabilidade é utilizado;
2. A implementação vai depender tanto da configuração do programa de contabilidade (tipicamente responsabilidade dos departamentos de TI), como dos registos e procedimentos contabilísticos seguidos (tipicamente responsabilidade dos departamentos financeiros e fiscais);
3. Inúmeros casos de programas de contabilidade que não geram ou que geram ficheiros SAF-T (PT) de contabilidade em não conformidade. Uma das principais razões deriva da não obrigatoriedade de certificação de programas de contabilidade, tal como acontece para os programas de faturação;
4. Devido ao extenso número de entidades sujeito a esta obrigação de cariz anual, exige para o sucesso desta medida a envolvência de sinergias de um elevado número de elementos, entre eles o próprio legislador, programadores informáticos, técnicos de contabilidade e Contabilistas Certificados; 
5. É igualmente fundamental para a o sucesso da extração do ficheiro SAF-T (PT) a utilização da escrita informática, de modo a ser possível a sua leitura do ficheiro de formato .xml;
6. As datas de entrada em vigor que o legislador impõe podem por vezes não ser exequíveis para as entidades responsáveis pelos softwares informáticos bem como para as entidades contabilísticas, uma vez que por detrás deste processo existe um exigente desenvolvimento informático e análise contabilística prévia, de modo a ser possível garantir o sucesso na extração do ficheiro SAF-T (PT);
7. Uma vez que é uma questão que exige uma estruturação sólida, devido à sua utilização cada vez mais frequente no futuro, o desenvolvimento informático torna-se mais exaustivo, podendo resultar problemas de cumprimento de deadlines de submissão da informação;
8. No que respeita à ferramenta disponibilizada pela AT, o validador_v1_04 apenas permite avaliar erros de estrutura em ficheiros de dimensão reduzida, tornando-se um recurso pouco explorado, uma vez que além de não possuir capacidades de leitura para ficheiros extensos, a viabilidade dos seus resultados não está 100% comprovada;
9. Merece destaque, mais especificamente, as questões relacionadas com a proteção de dados dos contribuintes que reportam o SAF-T (PT), a revisão e alteração do procedimento de submissão do SAF-T (PT), por forma a que os dados sigilosos sejam excluídos do ficheiro antes da sua submissão, e não da sua encriptação, como sugerido pelo legislador;

Ainda, quer a ANACO, quer a APOTEC, vêm apresentando um conjunto de questão a observar, designadamente:

A medida é mera cosmética ou reflete as dificuldades internas da máquina fiscal para cumprir os prazos. No essencial, tudo fica como estava, apenas com alterações nas datas das entregas. Estamos a falar de migalhas e não de alterações importantes, sobretudo ao nível de conteúdo. O que importa é que a esmagadora maioria dos profissionais está contra o princípio do SAF-T e é notório que está a aumentar a contestação ao novo regime.

…as contabilidades são propriedade das empresas, fazem parte do seu ativo…“o Estado apropria-se de dados dos privados sem pagar. Acresce que se trata de informação muito sensível. E o que se encripta também se pode desencriptar. A Autoridade Tributária está repleta de fugas de informação”.

…não foi pedido um parecer exaustivo à Comissão Nacional de Dados, não houve qualquer debate com os sindicatos e as associações. Trata-se de mais uma obrigação declarativa, que vai contra a tão falada simplificação fiscal e é muito provável que não esteja de acordo com as diretivas comunitárias.

Ainda que a Assembleia da República tenha aprovado uma proposta para “eliminar a devassa à vida privada das empresas que a entrega do SAF-T representava”, a APOTEC alerta que é necessário percorrer um longo caminho para evitar outros males, especialmente ao nível dos custos de contexto para as empresas e os contabilistas.

As demonstrações financeiras não podem ser construídas automaticamente através das taxonomias – plano de contas fiscais –, contrariando as normas contabilísticas, o Código das Sociedades Comerciais e os Estatutos da OCC. Não podem ser preenchidos campos que são redundantes, de custos inadequados e sem utilidade. Também não se pode obrigar ao registo de movimentos de recolha de faturas, uma a uma, nem à constituição de conta corrente, quando a isso não obriguem as normas contabilísticas e as práticas comerciais.

(https://repositorio.ipl.pt/bitstream/10400.21/15692/1/20170228_Cl%C3%A1udia%20Luz_%20Relat%C3%B3rio%20de%20Est%C3%A1gio_Vers%C3%A3o%20Definitiva.pdf;

https://www.centralgest.com/taxonomias-saft-2017;

https://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/SAFT_PT/Paginas/news-saf-t-pt.aspx;

https://easytax.jornaleconomico.pt/saf-t-da-contabilidade-os-desafios-tecnologicos-a-ultrapassar-para-garantir-o-cumprimento-de-mais-uma-obrigacao-fiscal;

https://diariodarepublica.pt/dr/detalhe/portaria/302-2016-105300290?_ts=1706780403073

https://files.diariodarepublica.pt/1s/2007/03/06001/00020006.pdf; https://www.apotec.pt/fotos/editor2/VE%2012%20Julho.pdf)

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Janeiro.2024

(continua